Как планировать и вести личные проекты. Трелло и буллет-джорнал

Блог Listen to your broccoli Планирование и ведение личных проектов

Два из моих четырех инструментов планирования и ведения проектов есть на этой фотографии

 

Как вы организуете личные проекты и следите за временем и задачами? 

У вас есть Молескин цвета teal (я его даже сохранила в доску Pinterest «Буллет-джорнал.Планирование»)? Вы адепт бумажных ежедневников и выбор нового в начале года — важный ритуал для вас? А может и года вы запоминаете по цвету ежедневников? Или вы из тех, у кого под рукой всегда iPad? И вы все записываете стилусом от Apple? Или у вас все планирование в телефоне и специальных приложениях?

Я обожаю бумажные блокноты, писать на чистой странице, пользоваться красивыми ручками и лайнерами и даже пользуюсь наклейками. Но несмотря на это, мне пришлось частично “оцифровать” планирование и ведение личных проектов. Мне не хватало ощущения, что все под контролем, что в любой момент я могу добавить задачу, убрать ее, поменять приоритет, не хватало какого-то overview, где я могу увидеть все самое важное сразу. 

 


Оглавление


Какие у меня задачи 

Вот мои личные проекты, для которых я искала систему планирования: 

На моей основной работе (в голландском банке) все задачи, письма, проекты ведутся электронно и являются частью более глобального планирования и отчетности. Поэтому моя система, описанная ниже, относится только к моим личным проектам. 

Тут важно, что все эти процессы неявные и практически не привязаны ни к каким внешним дедлайнам или обязательствам. В любой момент я могу просто остановиться и перестать по ним что-либо делать. И ничего не случится, никто не позвонит, не напомнит, не потребует. И мне кажется эта ситуация делает мое планирование еще более важным, так как, если не я, то кто? 

Какая система мне нужна

Для этих личных проектов я долго искала систему, пробовала многое и вот, что я поняла со временем: 

  • На мои проекты после работы и семьи остается только то время, которое остается. Поэтому в планировании мне нужна гибкость и нет возможности всегда привязываться к четким дедлайнам. Да, в тот вечер, когда я запланировала написать супер-пост, кто-то заболеет, нужно будет прибраться или не будет сил в конце дня. Я просто знаю, что в среднем в неделю у меня есть определенное количество свободных часов. Запланировать их точно не получится, но нужно иметь четкие задачи в тот момент, когда эти часы появляются. Поэтому в моем случае реально планировать задачи на месяц, без привязки к конкретным дням.
  • Не имеет смысла делать ежедневное планирование и даже еженедельное. Самый подходящий рабочий формат — месяц.
  • Вдохновение и удовольствие — для меня необходимая часть планирования. Поэтому —  красивые блокноты, скетчноутинг, пастельные линеры при работе на бумаге, красивые заставки и фотографии при работе в компьютере.

 

МОИ ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТОВ:

  • Трелло для блога, обучения и других проектов 
  • Буллет-джорнал
  • Маленький блокнот для потока сознания 
  • Whatsapp (да-да, не поверите!)

Инструменты — Трелло

Блог Listen to your broccoli Главная страница в Трелло

Главная страница в моей доске «Блог» в приложении в Трелло. Я заглядываю сюда почти каждый день, и она всегда открыта у меня в браузере

 

“Перевести последние статьи для английской версии блога”, “сделать страницу для подписки на рассылку”, “написать посты для инстаграма на следующий месяц”, “разобраться со страницей блога в Фейсбуке”, “выбрать кому можно предложить написание гостевых статей” — все эти мысли постоянно роились в голове. И хотя я пыталась записывать их в списки в ежедневнике, мне не хватало простой возможности разбивать на категории, менять, переносить из одного месяца в другой, видеть реальный статус задач на данный момент. Только в тот вечер, когда я внесла все эти задачи в доску “Блог”, увидела сколько их и прикинула приоритеты, я заснула со спокойной душой. 

 

Трелло — очень симпатичное и удобное веб-приложение (устанавливать на компьютер ничего не нужно, бесплатной версии достаточно для моих потребностей). Этой программой очень легко начать пользоваться и, к сожалению, очень легко забросить. Это и происходило со мной. Получилось только после того, как я посмотрела обучающий вебинар у Варвары Лялягиной. Практически в тот же день я села и сделала себе доски, которыми пользуюсь до сих пор. 

Что я делаю в Трелло? 

В Трелло я веду все мои задачи по блогу: написать посты, сделать медиакит (красивое слово, которое просто означает, что нужно отобрать в папку хорошие фотографии, написать краткий рассказ о себе и собрать ссылки на свои проекты в одном документе. Если я пишу статью для какого-то издания, я могу сразу же поделиться ссылкой на эту папку и мне не нужно отдельно выбирать фотографии, придумывать что-то про себя), заменить свое фото во всех социальных сетях, сделать гифку для статьи про сериалы и другие. Когда они у меня в голове или в разных списках, я нервничаю, что ничего не успеваю. Когда они оказались у меня в Трелло, я стала спокойнее из-за того, что они учтены и не забыты, и что я могу выбирать, на чем сфокусироваться в следующем месяце. 

Вместо блога это может быть любой личный проект — разведение цветов в саду, написание книги, шитье на заказ. 

Трелло: доски, списки и карточки

Блог Listen to your broccoli Добавить карточку в Трелло

Если я решила добавить новую задачу для квартала, я делаю это вот так.

Задачи в Трелло ведутся в “досках”. У меня есть одна основная доска, которая называется “Блог” и которой я пользуюсь каждый день. Есть еще несколько досок: например, для годовых целей и для хранения важной информации, туда я заглядываю реже. 

Доски структурированы в виде списков и карточек. Одна карточка — одно дело. 

На моей доске “Блог” всего несколько списков: 

  • “Блог — сделать” — сюда я скидываю все задачи, которые приходят в голову: настроить бэкап для английской версии, сделать приветственную цепочку писем для рассылки. Раньше я делала отдельную карточку для каждой идеи поста, а теперь сделала одну карточку и добавляю туда идеи в виде чек-листа. Некоторые из них я никогда не напишу, но сам факт, что они инвентаризированы и в списке, меня успокаивает. Если кто-то знаком с системой Agile и Scrum, то это называется бэклог

 

  • “Другое” — вот это немного выбивается из концепции доски “Блог”.  Здесь я записываю другие личные задачи: курсы, выступления в “Тоастмастерс”, которые надо подготовить, книги и фильмы, которые нужно посмотреть.  Это, наверное, не очень правильно с точки зрения классического использования Трелло. Опытные пользователи могут сказать, что для этого лучше бы создать отдельную доску и не смешивать. Но мне очень нравится идея того, что, заглядывая каждый вечер в Трелло, я в одном месте вижу все самое важное. 

 

  • “Блог — Квартал” — здесь задачи, которые я выбрала на квартал из первой колонки. В первой карточке добавляю картинку и кратко цель квартала в цифрах.

 

  • “Блог — Месяц” — здесь самый рабочий список: есть несколько стандартных задач на месяц: сделать посты для инстаграма и внести их в Planoly (программа для автоматического постинга в Инстаграм), сделать письмо в email рассылке, которая ежемесячно выходит 13-го числа  (подписывайтесь здесь!). И определенные задачи на месяц: написать выбранные  посты в блог, сделать “бесплатность” для привлечения людей в рассылку (я не знаю, какое слово мне больше не нравится — «бесплатность» или «лид-магнит»), сделать что-то для сайта, чего раньше не было, написать статью или колонку на внешний ресурс (например, написать статью в TrendZEurope).

 

  • Дальше две колонки Сделано — Квартал” и “Сделано”.  Функция одна и таже — сюда отправляются все сделанные задачи. Правда, сначала в “Сделано — Квартал”, чтобы в конце квартала можно было отпраздновать, черт побери, в стиле Dragon Dreaming (об этой системе я как-то писала в Фейсбуке). 
Блог Listen to your broccoli Задача выполнена в Трелло

AMJ — это первые буквы трех месяцев второго квартала: April, Мay, June. Content&Connection – тема этого квартала. В первой карточке сформулирована цель в цифрах. Как только задача из списка «Май» выполнена, перетягиваю её в «Сделано — Квартал».

 

В Трелло очень много функций: можно добавлять даты, дедлайны, теги, цвета, категории. Я пользуюсь ограниченным количеством функций: 

  • Внутри карточек добавляю описания: для постов и рассылки —  пункты, про которые хочу писать. Иначе в момент написания ежемесячного письма буду сидеть перед пустым листом. Иногда в карточке добавляю чек-лист.
  • Пользуюсь украшательствами, которые доступны, настраиваю картинку для доски, добавляю картинки для карточек.

Что важно в Трелло

Блог Listen to your broccoli Задача выполнена в Трелло

Время от времени возвращаюсь в карточку со всеми идеями постов и отмечаю там написанные. Можно отметить, а можно просто удалить этот пункт.

Мне показалось, что с работой в Трелло важны следующие моменты: 

  • Понять ту задачу, какую вы в нем хотите решить. Например, такие очевидные задачи, как ведение домашнего хозяйства, учет бюджета у меня точно не пошли бы в Трелло. 
  • Поискать примеры досок людей, которые решают похожую задачу. Например, на сайте Трелло есть много примеров реальных досок, которые можно попробовать: для ведения книжного клуба, для буллет-джорнал онлайн, доска для занятий музыкой
  • Если вы из тех, кому важна визуальная красота: используйте возможности настройки внешнего вида по максимуму. 

Еще раз отмечу, что мне подошел Трелло для планирования и ведения того, что я могла легко забыть и потерять в текучке, а так у меня оно структурировано и в любой свободный вечер я открываю и вижу, что у меня в мае самая первая и главная задача — это вот этот пост:). 

 

Инструменты — Буллет-джорнал

Блог Listen to your broccoli Буллет-джорнал

Я — находка для производителей канцтоваров. И не понимаю, почему такие красивые вещи называются “канцтоварами”. Я всегда знала, что мне нужен бумажный блокнот и чистые страницы, чтобы сосредоточиться на себе, мыслях, планах. Но долгое время у меня не получалось прийти к формату, который я бы не бросила. Для чего я использую зеленый блокнот теперь: 

  • Для планирования личных задач, которые зависят только от меня и обычно не привязаны к конкретным датам. Ничего страшного не случится, если они не будут сделаны, кроме того, что я буду чувствовать, что живу не полной жизнью.

Я знаю, что не смогу и не буду открывать блокнот каждый день. Поэтому я пришла к планированию на месяц, который состоит из: 

  • Личный проект («Blog»): блог и сопутствующие социальные сети. Задачи по блогу я отмечаю в виде трекера: сколько постов хочу в этот месяц, сколько постов в фейсбуке и инстаграме. Я не расписываю какие посты, дополнительную информацию, — это я веду в Трелло. Здесь я просто ставлю крестики.
  • Также записываю показатели статистики по всем соцсетям. Это не самый удобный способ, но не хочется заводить никаких таблиц в Экселе. Хочется просто и наглядно. 
  • Остальные личные проекты («Goals»): что прочитать, посмотреть, какое обучение прохожу в этом месяце, над какими привычками работаю (да, спорт здесь навечно).
  • Лучшее за месяц («Highlights of the months»): здесь в конце месяца я записываю самые важные и значимые события месяца: участие в забеге, интересное обучение. 
  • Вторая страница разворота — для коротких записей по неделям. Все должно поместиться на одной странице: 
    • Благодарности («Thankful»): везде слышу про магическое воздействие благодарностей на жизнь и реальность. У меня никак не получалось вести дневник благодарности: я забывала, до отдельного блокнота просто не доходили руки, а теперь это часть планирования и отчетности месяца. В первую неделю мая — это была хорошая погода и возможность купить настоящий хлеб в пекарне и есть его на улице.
    • Интерес («Interest»): не помню где читала, но читала, что интерес — это начало радости и удовольствия. Все, что показалось интересным надо подмечать. В последний раз это была программа Notion, про которую я узнала от одного из соавторов обзорного поста про планирование от реальных людей
    • Энергия («Energy»): все, что дает энергию надо подмечать.  

 

Инструмент — специальный блокнот 

Блог Listen to your broccoli Специальный блокнот для потока сознания

Маленький красный блокнот помещается в любую сумку и как и задумано содержит поток сознания. На этом развороте — темы постов.

Небольшой красный блокнот для «потока сознания». Он специально у меня маленького формата, чтобы вопрос брать или не брать стоял как можно реже. Быстрые заметки я делаю в телефоне. Как — расскажу ниже. А что если у меня выдался час-полтора свободного времени? Я сижу в уютном кафе, жду капуччино и думаю “Какой классный момент побрейнстормить с собой и записать 100 идей для постов в блог, 100 вещей, которые я хочу сделать за свою жизнь, идеи для планирования следующего года (особенно в 2020 с коронавирусом это актуально). Делать это в телефоне я не буду, это совсем другой настрой. А если блокнот с собой, то все это можно делать под аромат кофе. А также в поезде, самолете, в любой момент ожидания. 

Там есть список постов для блога, пометки для итогов года, которые начиную писать в декабре, черновики постов, когда вдруг оказалось, что полет в бизнес-классе творчески очень продуктивный для меня, заметки для выступлений в клубе «Тоастмастерс».

 

Инструмент —Whatsapp для коротких заметок

Я всегда с сожалением думаю о своих мимолетных мыслях, которые могли быть умными и полезными, но, к сожалению, забылись среди других забот. Иногда это может быть название фильма или книги, которые меня заинтересовали. Я пыталась носить для этого блокнот, но часто блокнот некуда положить, а умные мысли придут именно в этот момент, конечно. Самое очевидное это телефон, он-то всегда с собой. Я искала удобное приложение для заметок, пробовала Keep, Notes и другое. Но все равно было не очень удобно. С любым новым приложением надо было разбираться и привыкать организовывать заметки. Даже такое простое действие как придумывание названия заметки меня раздражало. Я поняла, что не хочу заниматься организацией заметок в телефоне.

И вот мне встретился такой простой лайфхак, даже немного слишком простецкий, но для меня он работает идеально: создать группу в  Whatsapp (добавьте другого человека, а потом удалите его и вы останитесь в группе одни), прикрепить ее вверх (Pin)  и использовать её только для себя и своих заметок. Сами заметки я оттуда очень быстро удаляю: например, тему поста, которая пришла в голову в автобусе, переношу в Трелло, вещи, которые надо купить в магазине, покупаю и удаляю сообщение из чата приложения. 

Один из самых любимых читателями постов про голландских врачей родился именно из такой мимолетной мысли на тренинге, которую я прямо там записала в Whatsapp. 

 

Заключение

Не думаю, что моя система идеальна. Но я довольна тем, что могу комбинировать цифровые способы и любимые блокноты. Что планирование как понятие занимает место в моей жизни, и с каждым разом получается все лучше. Я люблю читать про разные подходы к планированию от других людей и даже сделала спецальный пост «Планирование. Опыт реальных людей». В нем можно узнать, как можно эффективно вести дела даже в школьном дневнике и какими программами для планирования сейчас модно пользоваться. 

 

Сохраняйте пост в Пинтерест, чтобы не потерять:

Блог Listen to your broccoli Планирование Трелло и Буллет-джорнал

 

21 Комментариев

  1. Odeta
    21.05.2020 / 09:12

    О как классно ты описала!!! Я тоже веду доски в Трелло правда заглядываю не часто😆обычно там все про обучение…
    А вот с Whatsup удивила :)))) надо попробовать. Спасибо за интересную мысль 💭

  2. Екатерина
    21.05.2020 / 09:53

    Спасибо за идею с вотсап! Обязательно попробую.

    • Hanna Mironchyk
      Автор
      21.05.2020 / 22:57

      Такая мелочь, но мне прямо в тему пришелся этот вотсап!

  3. Я люблю планирование! Но это все еще моя зона роста)). Давно хочу подружиться с трелло. Не могла найти для себя пример, как я могу его использовать и забросила. Теперь хочу точно использовать этот инструмент. Спасибо за классный пост-опыт и за ссылку на видео Вари!
    Мои инструменты планирования:
    заметки в телефоне (да-да, в новых моделях телефона это мега-удобно! Там столько вспомогательных иснтурментов для этого, вплоть до сортировки по тегам),
    обычный планер календарь — простецкое приложение на телефон с бесплатной версией, который тоже для меня мега удобный (вижу весь месяц, важные дела подсвечены, могу выделять дела разными цветами, привязывать теги и много др.)
    бумажные блокноты и тетрадки — тут все чуть сложнее (очень много листиков, листочков, клочков, которые сложены в блокнот, в котором я делаю заметки или в планер, в котором я пытаюсь планировать ежедневно, но удобнее телефон, т.к. вспомнила-записала в календарь или заметку на телефоне)

    • Hanna Mironchyk
      Автор
      21.05.2020 / 22:59

      Без телефона не обойтись и это так удобно, он всегда с собой. Но именно использую его для момента и регистрации мысли. А настоящие планирование: все-таки трелло и бумага:)
      А какие приложения в телефоне вам нравятся?

  4. 21.05.2020 / 13:02

    Столько слышала про Trello, но первый раз увидела в действии — надо тоже попробовать! А то у меня сейчас все просто в заметках))
    Спасибо за идею (:

    • Hanna Mironchyk
      Автор
      21.05.2020 / 23:00

      Несколько раз пыталась начать с Трелло, но вот теперь получилось!

  5. 21.05.2020 / 14:16

    Столько хорошего слышала о Трелло, но этот пост окончательно убедил — надо попробовать:) Спасибо!

  6. Olga
    21.05.2020 / 18:34

    Трелло для личных проектрв это вещь, очень наглядно

  7. Как все просто и понятно написано.
    Я тоже обожаю блокноты и наклейки. Была б моя воля, скупила бы все-все в магазинах!
    У меня пока не складывается с цифровым планированием, но зато я нашла идеальную систему для себя несколько лет назад. У меня под одной обложкой три блокнота, один для всего, связанного с блогом и экскурсиями, второй — для личных списков (фильмы, книги, почтовые адреса друзей, вишлист и т.п.) и третий блокнот, в котором я пишу ежедневные списки дел, а также расчерчиваю сетку месяца и пишу список главных дел и потом там же пишу итоги каждого месяца. Пока это идеально для меня.

  8. 21.05.2020 / 22:51

    Не пост, а целая система!) супер! Блокноты очень красивые — ради одних фоток можно их покупать!

  9. 22.05.2020 / 06:52

    Я несколько раз начинала вести учёт в Трелло. Может быть, и правда, секрет в том, что нужна одна доска? :)) И очень хорошо тебя понимаю с твоей любовью к канцтоварам!!

    • Hanna Mironchyk
      Автор
      24.05.2020 / 20:07

      Может быть! Наверное, можно попытаться не переносить все за раз, все процессы, а попробовать какую-то сферу.

  10. Галина Беккер
    27.05.2020 / 10:07

    Спасибо! Ватсап опробую уже сегодня!)

  11. 11.06.2020 / 21:58

    Как же классно ты написала! Упру у тебя развороты bullet journal, как художник естественно! А оформление постов — просто восторг!

    • Hanna Mironchyk
      Автор
      11.06.2020 / 22:57

      Спасибо! Очень приятно! Рада, разворот понравился, я тоже люблю подглядывать за другими и использовать:)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с использованием нами cookies и политикой конфиденциальности.

Принять
51877868