Планирование. Опыт реальных людей

.Пото

 

Я поделилась своей системой планирования в посте «Как планировать и вести личные проекты. Трелло и буллет-джорнал» и рассказала, как я совмещаю планирование в Трелло и в любимом бумажном блокноте. Но больше, чем расписывать новый разворот на месяц в зеленом блокноте, я люблю читать про системы планирования и организации реальных людей. Мне очень интересно подсмотреть, что делают другие люди. Как регулярно садятся за планы, пользуются маркерами или телефоном, планируют целую жизнь или впопыхах записывают на бумажку, что нужно сделать сегодня?

И вот оно сбылось: семь интересных успешных людей делятся тем, что работает у них!

 

 

Наталья Белотелова, Личная и бизнес-эффективность, Инстаграм

Основной принцип: Только определив свои ценности, видение по ним на долгосрочный период и потом цели на год, можно заниматься планированием: разбиванием целей на мелкие задачи, которые ведут к достижению целей и реализации ваших смыслов.

Инструменты:

• GTD (Get Things Done) – методология от Дэвида Аллена, основанная на том, что то человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель, а должен сконцентрироваться на их выполнении.

• Agile. Из GTD я взяла принцип выгрузки из головы всех мыслей и идей и распихивания задач по папочкам-полочкам. Философия Agile мне нравится своим гибким подходом, возможностью менять конечную цель, но жестко фиксировать цель на спринт (обычно это 2-4 недели).
• Авторский ежедневник «Счастливый Планер» . В нем, кроме указанных подходов и постановку целей через осознанность и определение ценностей, использовала еще коучинговые методики и письменные практики для определения точки старта. Потому что я считаю, что не разобравшись с тем, что есть сейчас, и как ты сюда попал, нельзя начинать ставить цели и что-либо планировать.
• Программа  Notion. Она покорила меня своей гибкостью и возможностями адаптации под любую систему. Там у меня сейчас полностью моя Стратегия жизни, из которой уже выстраивается дальнейшее Планирование.

Лайфхак:  Каждый квартал я подвожу итоги. Без этого я считаю планирование не действенным. Подведение итогов позволяет понять многое. Как выполнялись задачи? Почему в каких-то вещах я прокрастинировала? Почему какие-то выполнялись моментально? Потом на подведении квартальных итогов я уточняю цели. Нужно ли мне как-то корректировать цель на год или менять приоритеты?

 

---

Я автор блога Listen to your broccoli. Здесь можно узнать, какие книги стоит почитать, какие сериалы самые полезные и как живется иностранцу в Голландии. Подписывайтесь на письма или на страницу блога в фейсбуке, чтобы не пропустить обновления.

Узнать больше обо мне и блоге.

 

 

---

 

 

Рита Сегова, блогер, сайт: http://maargaaret.com/

Основной принцип: Стараюсь ставить себе задачи и на следующий день уже выполнять их, если для этого не требуется никакого ресурса кроме времени.

Инструменты:

• Приложение Todoist.  Оно идеально мне подходит: у него очень простой интерфейс, а все дела внутри в виде чекбоксов. Для выполнения задачи, нужно просто нажать на кружок — вуаля, будто галочку ставишь напротив дела. В приложении видны все задачи, а также задачи на сегодня и предстоящие. На электронную почту приходят напоминания о невыполненных задачах, а за их выполнение начисляется рейтинг пользователя «тренд кармы». Это больше как элемент игры, я ни с кем не соревнуюсь, но чисто эмоционально приносит удовольствие, когда рейтинг повышается.

Лайфхак: Я в целом страдала от того, что не могла всего запомнить, и просто записывать стало уже
лучшим решением.

 

 

Александра Малышева, фотограф и гид на Кипре, Инстаграм

Основной принцип: Моя система — для планирования жизни. Ежедневных рутин, работы с коучами, изучения языка, ухода за собой, работы. Всего-всего, в общем.

Инструменты:

• MindMeister использую для планировании недели. Там мне оказалось удобнее всего писать тему дня и расписывать конкретно, что нужно сделать. А также для больших проектах, где одна мысль рожает другую и нужно всё удобно структурировать.
• TickTick В ТикТик мне нравится всё: создавать дела на любую дату, с конкретным временем и нет, ставить автоматические повторы дел ежедневно, еженедельно и вообще с любым повтором (например о том, что раз в год в конкретный день надо оплатить страховку или сделать Кисуне прививку), создавать списки дел по разным темам, без привязки к датам (я использую, в том числе для тем инста-постов и фильмов на просмотр),
  получать похвалу от программы: она пишет, сколько дней вы пользуетесь ею, сколько дел сделали и насколько вы продуктивнее остальных пользователей.

Лайфхак: Каждый день выбираю одну-две больших темы и делаю дела только по ним (не считая, конечно, ежедневных рутин). Например, если в понедельник я занимаюсь вопросами экскурсий, то я полностью концентрируюсь на нём. Вебинары, блоги, дела — только по этой теме. А во вторник я уже не думаю о работе гидом совсем.

 

 

Юлия Третьякова, копирайтер, редактор, журналист. Фейсбук.

Основной принцип: Постоянно экспериментировать в поисках удобного инструмента.

Инструменты:

• Школьный дневник: В дневнике вся неделя как на ладони — видно, в какой день уже перегруз, а в какой — ещё можно что-то напланировать. Дневник помогает мыслить здраво и не планировать больше 8 крупных дел в день. Современная линовка дневников в три столбика помогает визуально отделять большие дела (левый столбец) от мелких дел и напоминалок (справа), на выполнение которых нужно от 1 до 5 минут. С этой системой не нужно выделять какой-то особенный день, чтобы подводить итоги недели или дня — вся информация видна, нагрузка на 1-2 месяца вперёд понятна и прозрачна. А также школьный дневник напоминает, что в воскресенье надо отдыхать.
• Дополнительные инструменты: Трелло для блога и редакции, майнд-карты для и гугл-таблицы для долгосрочного планирования.

Лайфхак: Почему я до сих пор экспериментирую, если нашла для себя удобный инструмент? Потому что однажды у Ольги Скребейко услышала такой совет: не зацикливайтесь на одной системе планирования. Иногда переезд с системы на систему помогает перетрясти идеи, мысли и планы, сделать ревизию, выбросить неактуальное и увидеть всю картину проекта с новой стороны. И это здорово!

 

---

В блоге Listen to your broccoli я пишу о книгах, сериалах, полезных навыках (планировании, публичных выступлениях, скрайбинге) и о Голландии (как живут голландцы, чему у них можно поучиться и что посмотреть в Голландии).

Самые популярные посты из блога про полезные навыки:

• 5 приложений, которыми удобно пользоваться в работе над блогом
• Скрайбинг или визуальные конспекты. Как начать?
• Как планировать и вести личные проекты. Трелло и буллет-джорнал
• «Карта культурных различий». Эрин Мейер
• «Больше работать» не работает! Как я училась управлять энергией, а не временем
• Аина Алиева: «Страх ушел где-то месяца через четыре регулярных выступлений»
• Как заполнить профиль в Линкедин. Подробная инструкция
• 2020. БЛОГ. ПОСТЫ ЗА ГОД И ИТОГИ
• Клуб «Тоастмастерс». Необычный прием в публичном выступлении. Пение
• 7 вещей, которые стоит сделать по тренингу Жасмин Стар «Буткамп по социальным медиа» для своего проекта

---

 

 

Галина Самойленко, Директор по сервису АО Цезарь Сателлит и совладелец клуба Директоров по сервису StepbyStep Stepbystep.club

Основной принцип: Моя система — это планирование жизни, года, месяца, недели для всех сфер. Раз в три месяца (у меня такие спринты) я сверяюсь с целями и определяю фокусы. Ставлю цели на 3 месяца, причем обязательно проверяю не являются ли цели одноразовыми. Это очень важно!

Инструменты:

• Интеллект-карты  расписываются для каждого проекта, чтобы к завершению трехмесячного спринта прийти к результату. Затем у меня еженедельное планирование, так же в интеллект-карте, но уже по дням недели. Делаю специально, чтобы выровнять нагрузку по дням.
• Excel здесь у меня просто таблица с днями недели и временем. Я прям расписываю по слотам, когда что. Когда видеовстречи, когда блок домашних дел, когда блок рабочих дел (мелкие дела, которые не требуют много времени, но отвлекают внимание, если делать их хаотично. Например, записаться к врачу, ответить на сообщение), когда работа с документами (это работа по помодоро). Так я регулирую свою нагрузку и понимаю когда и что делаю. И сразу видно, успею ли я все задачи сделать, пока няня дома. Чтобы не запоминать все и не сверяться постоянно с компьютером я все задачи переношу в ТикТик.
  Выглядит очень мощно, но на самом деле это занимает у меня максимум 1 час в 3 месяца и 30 минут по пятницам.

Лайфхак: Визуализация своей цели и задач, которые к ней ведут, помогает четко видеть, что можно из этого делегировать и высвободить время на задачи, генерящие ценность.

 

 

 

Инна Бочарова, финансовый менеджер, блогер, сайт: dreamwedare.ru

Основной принцип: Главный вопрос «Сделала ли я все от меня зависящее, чтобы воплотить в жизнь свои мечты?»

Оставаться довольной своим ответом на него мне помогает комбинация 3-х навыков:
1. Быть проактивным – отношение, философия жизни
2. Начинать, представляя конечную цель – ментальное воплощение
3. Сначала сделайте то, что необходимо сделать сначала – физическое воплощение и план!

Инструменты: 7 навыков высокоэффективных людей Стивена Кови (подробнее в посте Инны).

• Проактивность – выбор есть даже тогда, когда кажется, что его нет. Осознанное пребывание внутри «круга влияния», а не «круга забот».
• Миссия — может разбиваться на большие, как называет Стивен, камни — области, в которых вы хотите чего-то достичь.
• «Сначала делайте то, что нужно сделать сначала». И это уже физическое воплощение «камней-областей». А реализацию физического воплощения обязательно нужно планировать.
• При этом, эффективное планирование это:
  • планирование на отрезок времени длиной в неделю. Лучше в конце предыдущей или в самом начале недели. В идеале, в тихом месте и в конструктивное время
  • планирование интегрированное по всем сферам жизнедеятельности. От работы и дома до спорта и друзей и всего-всего. Это важно. Не использование рабочего календаря только для работы, а дальше «как пойдёт».
  • Планирование маленьких отрезков времени. Магия тех самых пятнадцати минут.
  • Квадраты «срочно/важно/несрочно/неважно» Осознанное понимание, в каком квадрате вы сейчас находитесь и как оттуда выбраться (если это не то, где вам хочется надо быть).
  • Верность миссии и своим приоритетам в момент выбора или соблазна.

Лайфхак: В отношении к целям и задачам мне нравится метафора воды и огорода: поливать огурцы, салат и малину, чтоб не сохло, чтобы вкусно. И сорнякам – бой! И вот вы определились, какие какие огурцы выращивать — ваша цель превратилась в ментальное творение, четкую визуализацию. Теперь время для физического воплощения, которое надо запланировать: взять рассаду, тяпку и лейку и направиться в огород. Купить рассаду. Разбить огород. Дачу купить, чтобы огород был. Работу найти, чтобы дачу купить, чтобы огород был. И так далее.

 

---

Давайте дружить в Инстаграме: я там – anna.not.amsterdam

---

 

 

Анастасия Хрящева, психолог, Фейсбук

Основной принцип: Я периодически выгружаю на бумагу все-все, что мне надо сделать, но это для меня больше письменная практика и оценка текущего состояния, чем руководство к действию «прямо сейчас». Что-то точно можно сделать сразу. А что-то становится хорошей почвой для размышлений на будущее – для этого у меня отдельный блокнот. Я больше за реалистичность, бережность и место для жизни, чем четкие цели и достижения любой ценой.

Инструменты:

• Буллет-джорнал. Сначала я делаю разворот с годом, начиная с любого месяца. Выписываю туда все важные даты – дни рождения, когда надо идти к стоматологу или подстричься, когда обучение. Перед тем как планировать месяц, я смотрю, как прошел предыдущий, что получилось, что нет? Чем довольна, что хочется сделать по-другому?

Потом я делаю разворот с месяцем, где на одной стороне расчерчен календарь. Туда я каждый месяц переношу что-то из годового разворота и добавляю новое – оплата счетов, встречи о которых я знаю.

Еще я выбираю несколько самых важных дел: в работе, по дому, для отдыха и души, так как мне важно то, в каком я состоянии — это влияет на качество работы с клиентами и записываю рядом, на другой стороне разворота.

• Там же у меня табличка-трекер с теми делами, которые повторяются от нескольких раз в месяц до нескольких раз в неделю, где я отмечаю сделанное. Мне так легче отслеживать бытовые дела и уборку, когда и сколько я пишу для читателей, как продвигается работа над сайтом, не забросила ли я уход, смогла ли порисовать, сколько уделяю времени методической работе и обучению.
• Running list для каждодневного планирования недели. Я пишу числа и дни недели с одной стороны
  листа. Посередине выписываю все дела, которые хочу сделать на неделе. Дальше отмечаю точками, что и в какой день я планирую, чаще всего — на следующий. А с краю у меня отдельные окошки для каждого дня. В них встречи или что-то важное, что точно надо сделать в этот день.

Лайфхак: Я рисую периодически в ежедневнике или пишу себе какие-то фразочки, смешные или подбадривающие, в зависимости от периода жизни. Так получается не обязаловка из того, что надо, но и есть возможность прислушаться к «хочу», создать настроение и среду, которая включает внутреннюю мотивацию. Меня вдохновили те люди, которые упрощали процесс планирования, как Райдер Кэролл, создатель bullet journal. Я смотрела, как люди ведут свои ежедневники и поняла, что планированием можно заниматься, так же как и творчеством.

Расскажите про свои лайфхаки! Было бы классно собрать коллекцию от реальных людей:)

P.S. Хотите вернуться к посту позже?

Сохраняйте в Пинтерест: