Как планировать и вести личные проекты. Трелло и буллет-джорнал

Планирование. Как вы организуете личные проекты и следите за временем и задачами? 

У вас есть Молескин цвета teal (я его даже сохранила в доску Pinterest «Буллет-джорнал.Планирование»)? Вы адепт бумажных ежедневников, и выбор нового в начале года — важный ритуал для вас? А может и года вы запоминаете по цвету ежедневников? Или вы из тех, у кого под рукой всегда iPad? И вы всё записываете стилусом от Apple? Или у вас всё планирование в телефоне и специальных приложениях?

Я обожаю бумажные блокноты. Люблю писать на чистой странице, пользоваться красивыми ручками и лайнерами и даже пользуюсь наклейками. Но несмотря на это, мне пришлось частично “оцифровать” планирование и ведение личных проектов. Мне не хватало ощущения, что всё под контролем, что в любой момент я могу добавить задачу, убрать ее, поменять приоритет, не хватало какого-то overview, где я могу увидеть всё самое важное сразу. 

 

---

Оглавление

• Какие у меня задачи
• Какая система мне нужна
• Трелло — Инструмент
  • Что я делаю в Трелло
  • Трелло: доски, списки и карточки
  • Что важно в Трелло
• Буллет-джорнал — инструмент
• Специальный блокнот — инструмент
• Cекретная группа в Whatsapp — инструмент
• Заключение

---

Планирование. Какие у меня задачи 

Вот мои личные проекты, для которых я искала систему планирования: 

• • Блог Listen to your broccoli и всё что с ним связано: создание контента, продвижение, технические вопросы;
  • Мое личное развитие: курсы, учеба, тренинги;
  • Клуб публичных выступлений “Тоастмастерс” и мой прогресс там;
  • Полезные привычки, которые я хочу внедрить.

На моей основной работе (в голландском банке) все задачи, письма, проекты ведутся электронно и являются частью более глобального планирования и отчетности. Поэтому моя система, описанная ниже, относится только к моим личным проектам. 

Тут важно, что все эти процессы неявные и практически не привязаны ни к каким внешним дедлайнам или обязательствам. В любой момент я могу просто остановиться и перестать по ним что-либо делать. И ничего не случится, никто не позвонит, не напомнит, не потребует. И мне кажется, эта ситуация делает мое планирование еще более важным, так как если не я, то кто? 

Планирование. Какая система мне нужна

Для этих личных проектов я долго искала систему, пробовала многое, и вот что я поняла со временем: 

• На мои проекты после работы и семьи остается только то время, которое остается. Поэтому в планировании мне нужна гибкость и нет возможности всегда привязываться к четким дедлайнам. Да, в тот вечер, когда я запланировала написать суперпост, кто-то заболеет, нужно будет прибраться или не будет сил в конце дня. Я просто знаю, что в среднем в неделю у меня есть определенное количество свободных часов. Запланировать их точно не получится, но нужно иметь четкие задачи в тот момент, когда эти часы появляются. Поэтому в моем случае реально планировать задачи на месяц, без привязки к конкретным дням.
• Не имеет смысла делать ежедневное планирование и даже еженедельное. Самый подходящий рабочий формат — месяц.
• Вдохновение и удовольствие — для меня необходимая часть планирования. Поэтому —  красивые блокноты, скетчноутинг, пастельные линеры при работе на бумаге, красивые заставки и фотографии при работе на компьютере.

 

Планирование. МОИ ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТОВ:

• Трелло для блога, обучения и других проектов,
• Буллет-джорнал,
• Маленький блокнот для потока сознания, 
• Whatsapp (да-да, не поверите!).

---

Я автор блога Listen to your broccoli. Здесь можно узнать, какие книги стоит почитать, какие сериалы самые полезные и как живется иностранцу в Голландии. Подписывайтесь на письма или на страницу блога в фейсбуке, чтобы не пропустить обновления.

Узнать больше обо мне и блоге.

 

 

---

 

Инструменты — Трелло. Планирование

 

“Перевести последние статьи для английской версии блога”, “сделать страницу для подписки на рассылку”, “написать посты для Инстаграм на следующий месяц”, “разобраться со страницей блога в Фейсбуке”, “выбрать, кому можно предложить написание гостевых статей” — все эти мысли постоянно роились в голове. И хотя я пыталась записывать их в списки в ежедневнике, мне не хватало простой возможности разбивать на категории, менять, переносить из одного месяца в другой, видеть реальный статус задач на данный момент. Только в тот вечер, когда я выписала все эти задачи на доске “Блог”, оценила, сколько их, и прикинула приоритеты, я заснула со спокойной душой. 

 

Трелло — очень симпатичное и удобное веб-приложение (устанавливать на компьютер ничего не нужно, бесплатной версии достаточно для моих потребностей). Этой программой очень легко начать пользоваться и, к сожалению, очень легко забросить. Это и происходило со мной. Получилось только после того, как я посмотрела обучающий вебинар у Варвары Лялягиной. Практически в тот же день я села и сделала себе доски, которыми пользуюсь до сих пор. 

Что я делаю в Трелло? 

В Трелло я веду все мои задачи по блогу, например:

• написать посты,
• сделать медиакит (Красивое слово, которое просто означает, что нужно отобрать в папку хорошие фотографии, написать краткий рассказ о себе и собрать ссылки на свои проекты в одном документе. Если я пишу статью для какого-то издания, я могу сразу же поделиться ссылкой на эту папку и мне не нужно отдельно выбирать фотографии, придумывать что-то про себя.),
• заменить свое фото во всех социальных сетях,
• сделать гифку для статьи про сериалы и другие.

Когда задачи у меня в голове или в разных списках, я нервничаю, что ничего не успеваю. Когда они оказались у меня в Трелло, я стала спокойнее из-за того, что они учтены и не забыты и что я могу выбирать, на чём сфокусироваться в следующем месяце. 

Вместо блога это может быть любой личный проект — разведение цветов в саду, написание книги, шитье на заказ. 

---

В блоге Listen to your broccoli я пишу о книгах, сериалах, полезных навыках (планировании, публичных выступлениях, скрайбинге) и о Голландии (как живут голландцы, чему у них можно поучиться и что посмотреть в Голландии).

Самые популярные посты из блога про полезные навыки:

• Скрайбинг или визуальные конспекты. Как начать?
• 5 приложений, которыми удобно пользоваться в работе над блогом
• Как планировать и вести личные проекты. Трелло и буллет-джорнал
• «Карта культурных различий». Эрин Мейер
• «Больше работать» не работает! Как я училась управлять энергией, а не временем
• Аина Алиева: «Страх ушел где-то месяца через четыре регулярных выступлений»
• Как заполнить профиль в Линкедин. Подробная инструкция
• 2020. БЛОГ. ПОСТЫ ЗА ГОД И ИТОГИ
• Клуб «Тоастмастерс». Необычный прием в публичном выступлении. Пение
• 7 вещей, которые стоит сделать по тренингу Жасмин Стар «Буткамп по социальным медиа» для своего проекта

---

Трелло: доски, списки и карточки

Задачи в Трелло ведутся на “досках”. У меня есть одна основная доска, которая называется “Блог” и которой я пользуюсь каждый день. Есть еще несколько досок, например, для годовых целей и для хранения важной информации, туда я заглядываю реже. 

Доски структурированы в виде списков и карточек. Одна карточка — одно дело. 

На моей доске “Блог” всего несколько списков: 

• “Блог — сделать” — сюда я скидываю все задачи, которые приходят в голову: настроить бэкап для английской версии, сделать приветственную цепочку писем для рассылки. Раньше я делала отдельную карточку для каждой идеи поста, а теперь сделала одну карточку и добавляю туда идеи в виде чек-листа. Некоторые из них я никогда не напишу, но сам факт, что они инвентаризированы и в списке, меня успокаивает. Если кто-то знаком с системой Agile и Scrum, то это называется бэклог. 

 

• “Другое” — вот это немного выбивается из концепции доски “Блог”. Здесь я записываю другие личные задачи: курсы, выступления в “Тоастмастерс”, которые надо подготовить, книги и фильмы, которые нужно посмотреть. Это, наверное, не очень правильно с точки зрения классического использования Трелло. Опытные пользователи могут сказать, что для этого лучше бы создать отдельную доску и не смешивать. Но мне очень нравится идея того, что, заглядывая каждый вечер в Трелло, я в одном месте вижу всё самое важное. 

 

• “Блог — Квартал” — здесь задачи, которые я выбрала на квартал из первой колонки. В первой карточке добавляю картинку и кратко цель квартала в цифрах.

 

• “Блог — Месяц” — здесь самый рабочий список. Есть несколько стандартных задач на месяц: сделать посты для Инстаграма и внести их в Planoly (программа для автоматического постинга в Инстаграме), сделать письмо в email-рассылке, которая ежемесячно выходит 13-го числа  (подписывайтесь здесь!). И запланированные задачи на месяц: написать выбранные  посты в блог, сделать “бесплатность” для привлечения людей в рассылку (я не знаю, какое слово мне больше не нравится — «бесплатность» или «лид-магнит»), сделать что-то для сайта, чего раньше не было, написать статью или колонку на внешний ресурс (например, в TrendZEurope).

 

• Дальше две колонки “Сделано — Квартал” и “Сделано”.  Функция одна и та же — сюда отправляются все сделанные задачи. Правда, сначала в “Сделано — Квартал”, чтобы в конце квартала можно было отпраздновать, черт побери, в стиле Dragon Dreaming (об этой системе я как-то писала в Фейсбуке). 

 

В Трелло очень много функций: можно добавлять даты, дедлайны, теги, цвета, категории. Я пользуюсь ограниченным количеством функций: 

• Внутри карточек добавляю описания: для постов и рассылки —  пункты, про которые хочу писать. Иначе в момент написания ежемесячного письма буду сидеть перед пустым листом. Иногда в карточке добавляю чек-лист.
• Пользуюсь украшательствами, которые доступны, настраиваю картинку для доски, добавляю картинки для карточек.

 

---

Давайте дружить в Инстаграме: я там – anna.not.amsterdam

---

 

Что важно в Трелло

Мне показалось, что с работой в Трелло важны следующие моменты: 

• Понять ту задачу, какую вы в нём хотите решить. Например, такие очевидные задачи, как ведение домашнего хозяйства, учет бюджета у меня точно не пошли бы в Трелло. 
• Поискать примеры досок людей, которые решают похожую задачу. Например, на сайте Трелло есть много примеров реальных досок, которые можно попробовать: для ведения книжного клуба, для буллет-джорнал онлайн, доска для занятий музыкой. 
• Если вы из тех, кому важна визуальная красота, используйте возможности настройки внешнего вида по максимуму. 

Еще раз отмечу, что мне подошел Трелло для планирования и ведения задач, которые я могла легко забыть и потерять в текучке, а так они у меня структурированы, и в любой свободный вечер я открываю доску и вижу, что у меня в мае самая первая и главная задача — это вот этот пост:). 

 

Инструменты — Буллет-джорнал

Я — любимый клиент продавцов канцтоваров. И не понимаю, почему такие красивые вещи называются “канцтоварами”. Я всегда знала, что мне нужен бумажный блокнот и чистые страницы, чтобы сосредоточиться на себе, мыслях, планах. Но долгое время у меня не получалось прийти к формату, который я бы не бросила.

Для чего я использую свой зеленый блокнот сейчас: для планирования личных задач, которые зависят только от меня и обычно не привязаны к конкретным датам. Ничего страшного не случится, если они не будут сделаны, кроме того, что я буду чувствовать, что живу не полной жизнью.

Я знаю, что не смогу и не буду открывать блокнот каждый день. Поэтому я пришла к планированию на месяц, которое включает следующие элементы: 

• Личный проект («Blog»): блог и сопутствующие социальные сети. Задачи по блогу я отмечаю в виде трекера. Сколько постов хочу в этот месяц? Сколько постов в Фейсбуке и Инстаграм?. Я не расписываю темы постов, дополнительную информацию — это я веду в Трелло. Здесь я просто ставлю крестики.
• Показатели статистики. Их я записываю по всем соцсетям. Это не самый удобный способ, но не хочется заводить никаких таблиц в Экселе. Хочется просто и наглядно. 
• Остальные личные проекты («Goals»): что прочитать, посмотреть, какое обучение прохожу в этом месяце, над какими привычками работаю (да, спорт здесь навечно).
• Лучшее за месяц («Highlights of the months»): здесь в конце месяца я записываю самые важные и значимые события месяца: участие в забеге, интересное обучение. 
• Вторая страница разворота — для коротких записей по неделям. Всё должно поместиться на одной странице: 
  • Благодарности («Thankful»). Везде слышу про магическое воздействие благодарностей на жизнь и реальность. У меня никак не получалось вести дневник благодарности — я забывала, до отдельного блокнота просто не доходили руки, а теперь это часть планирования и отчетности месяца. В первую неделю мая — это была хорошая погода и возможность купить настоящий хлеб в пекарне и есть его на улице.
  • Интерес («Interest»): Не помню, где читала, но читала, что интерес — это начало радости и удовольствия. Всё, что показалось интересным, надо подмечать. В последний раз это была программа Notion, про которую я узнала от одного из соавторов обзорного поста про планирование от реальных людей. 
  • Энергия («Energy»). Всё, что дает энергию, надо подмечать.  

 

Инструмент — специальный блокнот 

Небольшой красный блокнот для «потока сознания». Он специально у меня маленького формата, чтобы вопрос — брать или не брать — стоял как можно реже. Быстрые заметки я делаю в телефоне. Как — расскажу ниже. А что если у меня выдался час-полтора свободного времени? Я сижу в уютном кафе, жду капуччино и думаю: “Какой классный момент побрейнстормить с собой и записать 100 идей для постов в блог, 100 вещей, которые я хочу сделать за свою жизнь, идеи для планирования следующего года (особенно в 2020 с коронавирусом это актуально)». Делать это в телефоне я не буду, это совсем другой настрой. А если блокнот с собой, то всё это можно делать под аромат кофе. А также в поезде, самолете, в любой момент ожидания. 

Там есть список постов для блога, пометки для итогов года, которые начинаю писать в декабре, черновики постов, когда вдруг оказалось, что полет в бизнес-классе творчески очень продуктивный для меня, заметки для выступлений в клубе «Тоастмастерс».

 

Инструмент Whatsapp — для коротких заметок

Я всегда с сожалением думаю о своих мимолетных мыслях, которые могли быть умными и полезными, но забылись среди других забот. Иногда это может быть название фильма или книги, которые меня заинтересовали. Я пыталась носить для этого блокнот, но часто блокнот некуда положить, а умные мысли придут именно в этот момент, конечно. Самое очевидное — это телефон, он-то всегда с собой. Я искала удобное приложение для заметок, пробовала Keep, Notes и другое. Но всё равно было не очень удобно. С любым новым приложением надо было разбираться и привыкать организовывать заметки. Даже такое простое действие, как придумывание названия заметки, меня раздражало. Я поняла, что не хочу заниматься организацией заметок в телефоне.

И вот мне встретился такой простой лайфхак, даже немного слишком простецкий, но для меня он работает идеально: создать группу в  Whatsapp (добавьте другого человека, а потом удалите его, и вы останетесь в группе одни), прикрепить ее вверх (Pin)  и использовать её только для себя и своих заметок. Сами заметки я оттуда очень быстро удаляю: например, тему поста, которая пришла в голову в автобусе, переношу в Трелло, вещи, которые надо купить в магазине, покупаю и удаляю сообщение из чата приложения. 

Один из самых любимых читателями постов про голландских врачей родился именно из такой мимолетной мысли на тренинге, которую я прямо там записала в Whatsapp. 

 

Планирование. Заключение

Планирование. Не думаю, что моя система идеальна. Но я довольна тем, что могу комбинировать цифровые способы и любимые блокноты. Что планирование как понятие занимает место в моей жизни, и с каждым разом получается всё лучше. Я люблю читать про разные подходы к планированию от других людей и даже сделала специальный пост «Планирование. Опыт реальных людей». В нём можно узнать, как эффективно вести дела даже в школьном дневнике и какими программами для планирования сейчас модно пользоваться. 

 

Сохраняйте пост в Пинтерест, чтобы не потерять: